Archiwizacja dokumentów w komputerze

Nikt nigdy nie mówił, że archiwizacja dokumentów w formie papierowej będzie trwała w nieskończoność. Coraz to więcej firm stara się przechowywać swoje dokumenty w formie elektronicznej. Jest to wygodniejsze, bardziej ekologiczne i szybsze w sytuacji gdy chcemy odnaleźć konkretny dokument. Na przechowywanie dokumentów w taki sposób decydują się przede wszystkim wielkie firmy. Ich potrzeby są ogromne, a co za tym idzie każdego dnia setki kartek papieru zostaje przepuszczone przez drukarkę. Powstają dokumenty które na dobrą sprawę wcale nie są najlepszą formą finalizacja tego co zostało ustalone słownie. Zdecydowanie ciągle trzymamy się stwierdzenia "Mieć wszystko jasno czarno na białym". Zawsze papierek w ręku to więcej niż plik pdf na dysku komputera.

Nie mówimy tu o kompleksowym przechowywaniu dokumentów w formie elektronicznej. Niektóre sprawy powinny zostać przeniesione na papier i tak właśnie robimy. Jak sama nazwa mówi archiwizacja dokumentów to archiwizacja czyli przechowywanie czegoś co jest przedawnione, ale warto je trzymać. Takich papierów w firmach są dziesiątki tysięcy sztuk i właśnie one są punktem docelowym dla archiwizacji elektronicznej.

Świat idzie do przodu i upraszczanie sobie wielu spraw dzięki dokonaniom techniki powinna wejść w krew wielu firmom i instytucjom. Jeśli nie chcemy dokonywać zmian dla siebie to pomyślmy o ekologii. Wycinka drzew to ogromny problem, walczmy z tym.

Spowolnienie przed świętami

Za 2,5 tygodnia mamy święta. Niektórzy nie czują jeszcze świątecznej atmosfery no bo niby jak. Praca a potem dom i właściwie cały czas jesteśmy pochłonięci obowiązkami. Świąt nie widać w pracy czy domu. Wszystko to jest obecne w sklepach, na mieście, centrach handlowych itp. Spowolnienie przed świętami odnosi się do zachowania wielu firm czyli chęci zamknięcia wszystkich dotychczasowych spraw ze względu na koniec roku oraz bliskość świąt. U mnie w firmy coś takiego można zauważyć. Już miesiąc wcześniej nie bierzemy nowych zleceń aby do końca grudnia uporać się z obecnymi. Jaką rolę ogrywa tu przechowywanie dokumentów w archiwach? Na pewno ma w kwestii końcoworocznych podsumowaniach.

Tak jak pisałem ludzie jeszcze nie czuja świąt. W sumie ja też jeszcze nie jestem jakoś tym szczególnie zaaferowany ale przynajmniej mam świadomość tego że dziś o wiele łatwiej jest kupić prezenty niż za tydzień. Kolejki, gwar i wyższe ceny...to nie dla mnie. Od zawsze lubiłem działać wcześniej aby oszczędzić sobie późniejszych kłopotów. Gdy już poczujemy zapach świąt to siedzenie w pracy wyda nam się zbędne do potęgi. Nie będziemy już tak wydajni mając przed sobą kilka dni wolnego. Jeśli jest inaczej to muszę pogratulować brać ludzkich odruchów związanych z lenistwem:)

W pracy spowolnienie a w domu praca na najwyższych obrotach. Tyczy się to głównie kobiet które to poświęcają mnóstwo czasu na odpowiednie przygotowanie świąt. Mieszkając sam całe te przygotowania skurczają się do minimum. Takie są zalety życia kawalerskiego:)

Archiwizacja, rachunkowość, doradztwo

O każdym z tych tematów już pisałem. Połączone tworzą często 3 podstawowe usługi wielu firm na terenie całego kraju. Moim zdaniem jest to bardzo dobre połączenie ponieważ nie da się wyrzuć świadcząc choćby jedną z osobna usługę. Jasne że przechowywanie dokumentów odbywa się w wielkich firmach i wcale dodatkowo nie zajmują się księgowością czy rachunkowością. To jest wyjątek ale aby utrzymać się trzeba mieć na prawdę renomowaną firmę która coś znaczy na polskim rynku.

Oczywiście do każdego z tych zajęć potrzebny jest inny specjalista. Im więcej usług tym więcej trzeba zatrudnić ludzi co zwiększa płace. Moim zdaniem lepiej jest się wybić dając ludziom wiele usług niż zatrudnić 2-3 osoby i proponować komuś archiwizacja dokumentów. Jesteśmy wtedy właściwie anonimowi i osiągnięcie sukcesu nie należy do najłatwiejszych. Pisałem już o tym wiele razy i na pewno każdy z Was wie o co mi chodzi. Interes to gra w której nie można dać się wyrzucić bo o powrót będzie bardzo ciężko.

Wojna

Nie żyłem w latach podczas których Polacy walczyli o nasza ojczyznę. Nie jestem weteranem wojny ale wiem że przechowywanie dokumentów w tym okresie było misją nie jednego naszego rodaka. Mam na myśli nasze dobra narodowe które podczas wojny mogły paść łupem radzieckich lub niemieckich żołnierzy. Nie można było do tego dopuścić dlatego archiwizacja dokumentów jak i książek czy obrazów musiała się odbywać.

Było wiele możliwości schowania tego co było najcenniejsze. Przede wszystkim domy ważnych osób do których niemieckie wojsko nie wchodziło od tak sobie bez powodu. Przetrzymywanie ludzi jak i dokumentów było w nich możliwe. Taka sytuacja pojawia się w filmie "Pianista" który tuła się po mieszkaniach lekarzy czy wojskowych odsyłany ciągle pod inny adres. Wszelka archiwizacja dokumentów pokazana jest też w filmie o Karolu Wojtyle jak młody Karol pomaga ratować dobytek miejscowej biblioteki. Takich przykładów można wymieniać w nieskończoność.

Najważniejsze było schowanie wszystkiego co mogło Niemcom poczucie wyższości nad naszym narodem mając wszystko co cenne w swoich rękach. Archiwizacja dokumentów nie była prosta. Nie udało się oczywiście wszystkiego wynieść i przechować przez tyle lat. To co jednak udało się służy nam do dziś i jest przykładem na przechowywanie dokumentów.

Uprawnienia

Przeważnie piszę na temat "archiwizacja dokumentów" z punktu widzenia człowieka który jest zainteresowany ta usługą ale nie bardzo wie na czym ona polega. Teraz chcę napisać o uprawnieniach jakie musi zdobyć firma chcąca świadczyć tego typu usługi.

Takim podstawowym dokumentem jest wpis do rejestru osób mających uprawnienia do wykonywania doradztwa oraz przechowywanie dokumentów który to dokument jest wydawany przez ministra finansów. Uzyskanie go nie polega na złożeniu wniosku do odpowiedniego organu lecz przede wszystkim posiadanie warunków do świadczenia usług doradczych.

Archiwizacja dokumentów to specyficzna usługa ponieważ w bardzo dużym stopniu jesteśmy odpowiedzialni za dokumenty obcych osób. Nie jest to tylko papier na którym jest nie wiadomo co napisane. Z telewizji można było usłyszeć jak jeden z największych polskich banków potraktować dokumenty klientów lub ludzi którzy ubiegali się o to aby być ich klientami. Setki dokumentów znalazło się w lesie gdzie znaleźli je przypadkowi ludzie. Takie przechowywanie dokumentów jest karygodne. Obcy ludzie w jednej chwili mogli mieć bardzo dokładne informacje na temat setek ludzi.

Jeśli do takich scen doszło by za pośrednictwem firmy archiwizacyjnej wydaje mi się że byłby to jej koniec na rynku.

Przechowywanie dokumentów szkolnych

Każdy z nas kiedyś chodził do szkoły. No może nie wszyscy i mam nadzieje że Ci co nie to nie czytają mojego bloga (o ile umieją):) Przechowywanie dokumentów to szeroki temat i można to już dość wyraźnie zauważyć. Szukam i szukam pomysłów na to aby znaleźć miejsca w których jeszcze archiwizacja dokumentów jest potrzebna. No i znalazłem! Jest to szkoła.

W placówkach edukacyjnych aż roi się od dokumentów które trzeba gdzieś przechować. Jedne trzeba trzymać długo a inne tylko rok czy dwa. Każdy z nas wie co to jest klasówka czy kartkówka. Nic przyjemnego ale nauczyciel przez cały rok musi gdzieś składować nasze wszystkie prace aby mieć namacalny dowód aby móc potwierdzić nasze oceny. Nikt nie wie czy po roku szkolnym te stosy papieru lądują w ognisku czy szkoła gdzieś je przechowuje. Nie mam pojęcia bo nigdy nie pracowałem w szkole ani nikt z moich znajomych nie robi w edukacji.

Innymi dokumentami o wiele poważniejszymi są wszelkie kopie i oryginały naszych dokumentów typu świadectwo ukończenia podstawówki gdy uczymy się w gimnazjum czy kopia matury gdy idziemy na studia. Takie właśnie pozostawiamy ślady po naszej edukacji. Archiwizacja dokumentów tego typu nie jest łatwa bo każdego roku do szkoły przychodzą nowi uczniowie trzymający w ręku świadectwa i podania o przyjęcie do szkoły. Wszystko to trzeba składować i trzymać. Tak w razie czego...

Obiekt chroniony

Prowadząc archiwum lub firmę która zajmuje się archiwizacją i szeregiem innych czynności które są ściśle związane z dokumentami trzeba liczyć się z tym aby zapewnić bezpieczeństwo w każdym momencie. Kiedyś pisałem że aby przechowywanie dokumentów było perfekcyjne musi być spełniana instrukcja archiwalna. To prawda ale co z ogólnym bezpieczeństwem np wejściem do budynku w którym przechowujemy dokumenty?

Podstawą jest całodobowa ochrona w budynku w którym jest archiwizacja dokumentów. Co można więcej wymyślić? Zamontowanie kamer w najbardziej newralgicznych miejscach może spowodować że bezpieczeństwo w naszym budynku będzie o wiele wyższe. Nazywa się to monitoringiem i wcale jego montaż i koszty nie są tak proste jak tu to opisuję.

Oczywiście jeszcze czujki ruchu w samym archiwum, alarmy itp. Wszystko to sprawia że archiwum jest całkowicie bezpieczne od osób postronnych. Właśnie takie zabezpieczenia powinny znajdować się w każdym miejscu archiwizacyjnym.

Niedoszły film

Chciałbym znaleźć jakiś fajny film przedstawiających ludzi pracujących w archiwum ale chyba w necie jest małe zainteresowanie tym tematem. Szkoda ponieważ chciałbym lekko urozmaicić swój blog. Trudno, muszę sobie jakoś poradzić bez filmu.

Przechowywanie dokumentów nie należy do najciekawszych czynności które można filmować. Pisałem już wiele razy o tym że nie jest to porywająca praca. Jednak jest to bardzo odpowiedzialna praca do której trzeba mieć cierpliwość oraz odpowiednie doświadczenie. Oczywiście co innego jest archiwizować arka i IPN a co innego przechowywać faktury jednej z firm handlowych. Jest to zasadnicza różnica o której musiałem wspomnieć.

Wciąż żałuję że nie znalazłem żadnego filmu. Może ktoś z czytelników mojego bloga jest w posiadaniu jakiegoś fajnego materiału pokazującego pracę w archiwum. Jakby tak się stało to jestem otwarty na kontakt. Doskonale wiem że archiwizacja dokumentów to nudny temat jeśli chodzi o kręcenie filmu ale podobno w necie jest wszystko a to jednak nieprawda. Może następnym razem poszukam jeszcze dokładniej żeby jednak jakiś film tu wrzucić. Pozdrawiam

Niszczarka do papieru

Prawdę mówiąc nie wiemy jak dokonuje się niszczenie papierów w firmach które wynajęliśmy do przechowywania dokumentów. Według wszelkich zasad jakie są przyjęte dokumenty powinny być zniszczone tak aby...nikt ich nie mógł w żaden sposób odtworzyć. Firmy zajmujące się niszczeniem są wyposażone miejmy nadzieję w dobre niszczarki które dokonają dzieła zniszczenia.

Zniszczone a dokładniej pocięte papiery nie mogą zostać wyrzucone do zwykłego śmietnika. Nie na tym polega archiwizacja dokumentów i całe to zamieszanie. Kiedyś korzystałem z tego typu usług. Może nie dokładnie z niszczenia dokumentów ale z archiwizacji. Teraz to już przeszłość dlatego też przestałem się interesować nowinkami w tej dziedzinie. Wiem jednak ze nawet zniszczone dokumenty muszą być dobrze składowane. Papiery firmowe jak faktury, umowy to jedno a co innego jeśli chodzi o akta sądowe które straciły swoją ważność, umowy z urzędu skarbowego...Tego wiecznie nie będziemy przechowywać ponieważ nie ma na to miejsca. Jest jakiś okres ważności tych dokumentów a następnie trafiają one do niszczarki.

Nie mam w biurze niszczarki do papieru ponieważ jakoś nie zdarza mi się wyrzucać ważnych dokumentów. Staram się nie mylić jak mam styczność z umowami czy fakturami. Wszystko do sobie układam i trzymam w razie potrzeby. Trzeba będzie kiedyś zrobić z tym porządek bo miejsca robi się coraz mniej a papieru na pewno nie będzie ubywać. Pewnie jak ludzie będą brać urlopy to będzie więcej czasu na porządki bo i pracy będzie mniej.

Archiwizacja w Policji

Dokumenty przechowuje się w każdym miejscu. Tzn każde miejsce(firma) jest dobra aby korzystała w archiwizowania dokumentów. Takim miejscem jest właśnie policja. Różnica polega na tym że przechowywanie dokumentów nie odbywa się w firmach do tego przystosowanych lecz w specjalnych, policyjnych archiwach.

Policja jak mało która działalność ma powody do tego aby przechowywać dane. Teraz robi się za pomocą komputera ale nie wszystko można zastąpić komputerem. Policja to miejsce gdzie codziennie wpływa mnóstwo dokumentów. Są to listy, skargi, zażalenia itp. Wszystko to ludzie muszą pisać na papierze, nie w komputerze. Archiwizacja dokumentów w takich sytuacjach to bardzo ważna sprawa. Każdy wniosek musi zostać rozpatrzony. W rzeczywistości jest całkiem inaczej ale mówiąc ogólnie taka właśnie jest procedura.

Policja robi co chce moim zdaniem. Trudno mi jest pisać coś na jej temat bo zawsze jak coś się działo policja nie dawała sobie rady. Mieliśmy kiedyś wraz z okolicznymi mieszkańcami taki spór między władzami miasta. Ludzie nie zgadzali się z działaniem zarządzających. Policja przyjechała i ukarała winnych czyli miejscowych ludzi. Skończyło się sprawą w sądzie którą oczywiście my wygraliśmy. Tak więc różnie to bywa ale nie zmienia to faktu że papiery z tym związane muszą być przechowane w archiwach policji.