Archiwista

Archiwista to taka osoba która archiwizuje dokumenty. Jego zawód ściśle wiąże si ę z działaniami mającymi na celu przechowywanie dokumentów. Jednym słowem jest to osoba która wie co zrobić z naszymi dokumentami żeby były bezpieczne i żeby był do nich w każdej chwili łatwy dostęp. Specyfikacja pracy archiwisty to:

-Porządkowanie akt lub dokumentów
-Przechowywanie ich
-Kontrolowanie temperatury oraz wysokości wilgotności w pomieszczeniu gdzie są dokumenty
-Tworzenie baz danych
-Udostępnienie dokumentów odpowiednio upoważnionym osobom.


Zawód te wiąże się ze skończeniem wyższych studiów o specjalności archiwistyka. Nie są to proste studia a przede wszystkim nietypowe i niespotykane.

Odgrzybianie dokumentacji

Tak,tak,jest coś takiego. Gdy nie dbamy zbytnio o swoje dokumenty to tak się dzieje. Grzyb nachodzi nam na papier i uratuje nas tylko zabieg odgrzybiania przed zniszczeniem dokumentów.

Zabieg ten polega na usuwaniu pleśni która wdarła się do naszych akt i do doprowadzeniu papierów do używalności. Są już firmy które się tym zajmują. Odbierają od nas dokumenty,transportują do siebie,tak odgrzybiają i przywożą z powrotem. Fajna robota taka jak cała archiwizacja dokumentów;)

Dokumenty

Dokumenty i wszelkiego rodzaju papiery są bardzo ważne w każdej firmie. Oprócz danych zawartych w komputerze są jedyną gwarancją np zakupu jakiegoś sprzętu lub potwierdzeniem wpłaty czyli fakturą. Są takie czasy że wszystko powinno się wysyłać elektronicznie beż używania papieru. Byłoby to bardzo dobre rozwiązanie z tego względu że ocalałoby bardzo dużo lasów. Jednak wiąz utrzymuje się przekonanie że lepiej mieć wszystko czarno na białym i w razie czego dokument można pokazać.

Do tego typu rzeczy powstały firmy zajmujące się przechowywaniem dokumentów. Ich profesjonalne podejście d sprawy ułatwia nam posługiwanie się papierami. Wszystko uporządkują, poukładają i zrobią. Archiwizacja dokumentówwłaśnie na tym polega,aby szybko i sprawnie każdy z klientów miał dostęp do swoich dokumentów.

Formaty papieru

Czy ktoś z firmy wybierając taką usługę jak archiwizacja dokumentów zastanawiał się jakiego formatu oddaje papiery?Ogólnie rzecz biorąc wszystkie dokumenty sa na A4 ale czy ktoś zna jego wymiary w mm?A no nie,bo to nikogo nie interesuje.Podaje formaty:

A4 - 210×297 mm
A3 - 297×420 mm
A2 - 420×594 mm
A1 - 594×841 mm
A0 - 841×1189 mm

Przechowywanie dokumentów - w jaki sposób?

Przechowywanie dokumentów powinno się odbywać w kartach,można powiedzieć ze w teczkach papierowych. Jednak nie jest to najważniejsza sprawa. Odpowiednio dobrane pomieszczenia mogą się nadawać tylko do przechowywanie tak ważnych papierów. Do pomieszczeń nie może docierać światło dzienne.A to dlaczego? bo papier pod wpływem promieni słonecznych psuje się, nadruk staje się wyblakły.

Ogólnie papier w takich warunkach z każdym dniem traci swoje właściwości i skraca się jego żywotność. Można to porównać z przechowywanie dokumentów w takich urzędach jak IPN. Mają tam takie szafy przesuwane na szynach,wszystkie papiery mają ograniczony dostęp do światła.

Produkcja papieru

W celu usunięcia wszystkich zanieczyszczeń i brudów, pulpę filtruje się i płucze. Jeżeli produktem który chcemy uzyskać ma być biały papier, poddaje się ją także procesowi wybielania. Nadaje się jej następnie formę arkuszy, które następnie suszy się, nawija na bele i dostarcza do papierni. Tam warnik rozdrabnia je i miesza z wodą. Jeżeli proces ten jest ciągły i jest wykonany poprawnie, to nie wymaga on pośredniej fazy suszenia.

Papier, który będzie służył do pisania podlega impregnacji, przeważnie za pomocą różnego rodzaju żywic. Ma to zapobiegać „rozlewaniu się" atramentu na stronie i w efekcie nieczytelności pisma.

Barwienie papieru odbywa się przy użyciu różnych barwników lub pigmentów, np. sproszkowana glina.

Następnie papier gotowy jest do użycia a przechowywanie dokumentów zrobionych z tego materiału nie jest problemem bo albo my to zrobimy ale zrobią to za nas inni, doświadczeni.

Papier

Nie trzeba chyba mówić że dokumenty a więc po prostu papier jest wykonany z drzewa. Widząc jakie ilość papieru trafiają na pocztę,kurierów itp można zadać sobie pytanie... Ile drzewa trzeba do tego użyć. Z danych przeprowadzanych przez ekologów czy producentów wyrobów papierniczych wynika że z jednego statystycznej wielkości drzewa można zrobić ok 12.000 kartek.

Archiwizacja

Dokumentację firmy należy przechowywać zawsze. Najprościej rzecz biorąc do czasu przedawnienia zobowiązań podatkowych. Wtedy dopiero możemy pozbyć się i zniszczyć dokumentacje. Powstało duża ilość zajmujących się tego typu usługami ponieważ stał się to opłacalny interes. Zewnętrzne przechowywanie i obsługa dokumentacji jest rozwiązaniem tańszym, wygodniejszym oraz bardziej efektywnym od tradycyjnych rozwiązań.