Przechowywanie dokumentów czyli składnica akt

Składnica akt to miejsce gdzie odbywa się przechowywanie dokumentów. Miejsce to musi mieć wymagane warunki aby papier który jest tam składowany nie uległ szybkiemu zniszczeniu. Warunki w jakich akta muszą być przechowywane już kilkakrotnie omawiałem i nie ma potrzeby do tego wracać jak na dzień dzisiejszy. W ramach małego powtórzenia można przypomnieć że najważniejsza jest temperatura oraz wilgotność powietrza. Tylko w takich warunkach archiwizacja dokumentów może przebiegać bezproblemowo.

To o czym jeszcze nie mówiłem to teczki w jakich odbywa się przechowywanie dokumentów. Są to specjalne teczki w których odbywa się archiwizacja dokumentów. Z zewnątrz nie przypomina to nic nadzwyczajnego ale jednak nie jest to zwykła teczka. Wszystkie sa odporne na takie wypadki jak zalanie czy upadek z półki. Jest to zachowanie niedopuszczalne ale wszystko się może zdarzyć. Zwykła teczka zapewne w takiej sytuacji może ulec małemu zniszczeniu na co nie można sobie pozwolić w archiwum.

Przechowywanie dokumentów to usługa dla małych, średnich i dużych firm lub przedsiębiorstw. Zapewne prywatna osoba nie ma potrzeby zamawiać tego typu usługi bo naraża się w ten sposób na spoty koszt. Zaufane zaś firmy które od wielu lat korzystają z przechowywanie dokumentów mają rabaty czy tego typu zniżki.

Wszystkie usługi

Może takie małe podsumowanie tego co takie firmy mogą nam zaoferować. Mowa tu o przedsiębiorstwach które świadczą usługi związane z przechowywanie dokumentów i całym cyklem ich zarządzania. Może przedstawię to w kolejności takiej jak po sobie występują.

Jako pierwsze to telefon do firmy aby zamówić usługę związaną z dokumentami. Odpowiedni ludzie przyjeżdżają w odpowiednie miejsce i zabierają wszystko to co było ustalone telefonicznie. W następnej kolejności archiwizowanie dokumentacji odbywa się w bardzo dobrze przystosowanych pomieszczeniach. Opisywałem już je więc nie ma co do tego wracać. No i tu dla wielu firm kończy się zakres usług. Chodzi tu o firmy zajmujące się papierami tak jak i zamawiający przechowywanie dokumentów.

Dokumenty mogą być składowane w tych miejscach i być dostępne w każdej chwili dla upoważnionych osób. Innymi usługami wykraczającymi poza tym standardowym działaniem jest niszczenie dokumentacji jeżeli zajdzie taka potrzeba. Ten proces również ma swoje zasady którzy nie można złamać. Inną usługa może być robienie czegoś przy tych papierach. Nie musi być to samo archiwizacja dokumentów lecz i jakieś drobne prace nad tymi dokumentami.

Firmy zajmujące się składowaniem dokumentów czerpią również zyski z udzielania kredytów, pomocy rachunkowej czy doradztwa podatkowego. Najczęściej jest to bardzo prężnie działająca firma mająca bardzo szerokie kompetencje, można takiej ufać .

Dobra firma na przechowywanie dokumentów

Jak można wywnioskować z poprzednich postów to takiego rodzaju firma nie trudni się tylko przechowywanie dokumentów ale i pożyczkami, doradztwem czy nawet niszczeniem naszych akt. Wykonywanie czegoś na co jest położony pewien rygor to nie jest prosta sprawa. Wyposażenie miejsca do składowania akt to po pierwsze. Sposób niszczenia papierów to po drugie. Prawidłowe warunki w których papier będzie bezpieczny to po trzecie. Można taki wymienić jeszcze kilka podpunktów ale to bez sensu.

Wiele ludzi pracuje i wie co ma zrobić i to robi. Można powiedzieć że pracują na luzie. Tu ludzie od archiwizacja dokumentów muszą dokładnie wiedzieć co mają robić aby nikt się do nich nie przyczepił o niedopełnienie obowiązków.

Jeżeli dokumenty zostaną zniszczone w nieodpowiedni sposób i stanie się w związku z tym coś złego jest to ogromna odpowiedzialność. Papierów firm które zamawiają przechowywanie dokumentów a potem ewentualne ich zniszczenie nie można normalnie podrzeć i wyrzucić do ulicznego kosza. Nie, tak to nie działa. Jest cały proces niszczenia dokumentów i nie można od niego odstąpić choć na moment.

Pożyczki

Firmy zajmujące się świadczeniem usług polegających na przechowywanie dokumentów nie trudnią się tylko w tym. Nie wiem czy dałoby się utrzymać firmę tylko z archiwizacja dokumentów lub z niszczenia dokumentów więc aby nie przekonywać się o tym wymyślili sobie inne źródła dochodów. Takiego typu firmy są w stanie udzielać kredytów małym i średnim firmom.

Nie trzeba mówić że zyski czerpią z odsetek i to nie małych odsetek więc dlaczego nie trzymać się tego sposobu zarobku. Przechowywanie dokumentów owszem to jest ciężka praca i wymaga jeżdżenia do klienta do archiwum i tak w kółko, ale nie ma ogromnej liczby firm które korzystają z takich usług. Udzielanie pożyczek nie wymaga nawet ruszania się z miejsca, nie wymaga wykwalifikowanej kadry pracowników lecz tylko gotówki.

Co by nie powiedzieć ludzi tam odwalają kawał dobrej roboty bo dostosowanie samego archiwum do wymogów jakie są ustalone odgórnie w kwestii klimatu w pomieszczeniu jest bardzo trudne. Wszystkie informacje są poniżej więc nie będę się powtarzał. Wciąż jednak archiwizacja dokumentów nie jest bardzo popularna w naszym kraju.

Doradztwo

Firmy zajmujące się archiwizacja dokumentów i przechowywanie dokumentów najczęściej nie trudnią się tylko w tych dwóch czynnościach. Są to całe biura rachunkowości i doradztwa podatkowego. Nie mam pojęcia dlaczego tak się dzieje,może dlatego że nie byłoby dużego zysku z samego przechowywanie dokumentów. Nie wiem,może tak jest ale fakt faktem jest wiele firm zajmujących się naszymi papierami i świadczącymi usługi doradcze.Jakie to jest doradztwo? Przeważnie jest to pomoc związana z rachunkowością oraz podatkami. A jakie firmy korzystają z takich usług? Na pewno te co są dobrze rozwinięte nie mogą sobie pozwolić na błędy w rachunkach. Klientami są np. firmy budowlane, handlowe, handlowo - usługowe.

Często jest też to archiwizacja dokumentów i pomoc przy rachunkowości dla klientów zagranicznych. Nie mając dobrego rynku zbytu w Polsce takie firmy wypuszczają swoje usługi na terytorium innych państw w poszukiwaniu potencjalnych chętnych. Taka ekspansja zagraniczna jest dość korzystnym posunięciem,ale wymaga zatrudnienia specjalistycznej firmy która pomoże nam ten sukces osiągnąć.

Niszczenie dokumentów

Jeżeli firma otrzyma dokumenty na przechowanie, będzie je przechowywała jakiś czas to przyjdzie kiedyś czas że poproszą ich o zniszczenia dokumentacji bo przestanie być ważna lub po prostu będzie niepotrzebna. Niszczenie dokumentów nie musi się wiązać z przechowywanie dokumentów. Dana firma może zamówić niszczenia tak z miejsca,na telefon. Wtedy przyjeżdżają odpowiednie osoby i zabierają dokumenty z firmy. Jest cały szereg przepisów które trzeba spełniać aby poprawnie i z godnie z prawem zniszczyć dany dokument.

Czyli są dwa wyjścia, albo wcześniejsza archiwizacja dokumentów i niszczenie albo zlecania samego zniszczenia. A o to te punkty które przedstawia takie typowe niszczenie: zabieranie dokumentów od właściciela, wystawienie kwitka że dokumenty zostały przekazane, transport dokumentów w miejsce przystosowane do niszczenia, niszczenie dokumentów według przyjętych odgórnie zasad i na sam koniec wystawienie papierka o dokonaniu zniszczenia dokumentacji.

Na tym to wszystko polega, nie jest skomplikowane o ile działamy wedle ustalonych zasad bezpieczeństwa i tajności. Zresztą przechowywanie dokumentów i ich niszczenie to tajna akcja:)

Temperatura w archiwum

Przechowywanie dokumentów powinno się odbywać w odpowiednich pomieszczeniach. Przede wszystkim powinno być to miejsce zaciemnione i wyposażone w regały ,najlepiej suwane. Są normy jakie muszą te regały spełniać ale mniejsza o to. Jedną z najważniejszych cech takiego pomieszczenia to temperatura.Ta jest ściśle określona przez wysokie organy władzy i należy ich przestrzegać. Zakres temp wynosi o 14 do 18 stopni Celsjusza.

Kolejnym elementem jest wilgotność powietrza. Ta musi być na poziomie ok 50 procent do 65 aby przechowywanie dokumentów odbywało się zgodnie z procedurami. I pozostają takie szczegóły jak drzwi pancerne,kraty w oknach i wszelkiego rodzaju zabezpieczenia przez osobami niepożądanymi.
Jak widać nie jest to zwykłe położenie dokumentu na półkę i pomyślenie że niech sobie leży aż po niego przyjdą...Nie...Jest to bardzo ciężka praca wymagająca skupienia a przede wszystkim dobrego wykształcenia.