Spowolnienie przed świętami

Za 2,5 tygodnia mamy święta. Niektórzy nie czują jeszcze świątecznej atmosfery no bo niby jak. Praca a potem dom i właściwie cały czas jesteśmy pochłonięci obowiązkami. Świąt nie widać w pracy czy domu. Wszystko to jest obecne w sklepach, na mieście, centrach handlowych itp. Spowolnienie przed świętami odnosi się do zachowania wielu firm czyli chęci zamknięcia wszystkich dotychczasowych spraw ze względu na koniec roku oraz bliskość świąt. U mnie w firmy coś takiego można zauważyć. Już miesiąc wcześniej nie bierzemy nowych zleceń aby do końca grudnia uporać się z obecnymi. Jaką rolę ogrywa tu przechowywanie dokumentów w archiwach? Na pewno ma w kwestii końcoworocznych podsumowaniach.

Tak jak pisałem ludzie jeszcze nie czuja świąt. W sumie ja też jeszcze nie jestem jakoś tym szczególnie zaaferowany ale przynajmniej mam świadomość tego że dziś o wiele łatwiej jest kupić prezenty niż za tydzień. Kolejki, gwar i wyższe ceny...to nie dla mnie. Od zawsze lubiłem działać wcześniej aby oszczędzić sobie późniejszych kłopotów. Gdy już poczujemy zapach świąt to siedzenie w pracy wyda nam się zbędne do potęgi. Nie będziemy już tak wydajni mając przed sobą kilka dni wolnego. Jeśli jest inaczej to muszę pogratulować brać ludzkich odruchów związanych z lenistwem:)

W pracy spowolnienie a w domu praca na najwyższych obrotach. Tyczy się to głównie kobiet które to poświęcają mnóstwo czasu na odpowiednie przygotowanie świąt. Mieszkając sam całe te przygotowania skurczają się do minimum. Takie są zalety życia kawalerskiego:)

Archiwizacja, rachunkowość, doradztwo

O każdym z tych tematów już pisałem. Połączone tworzą często 3 podstawowe usługi wielu firm na terenie całego kraju. Moim zdaniem jest to bardzo dobre połączenie ponieważ nie da się wyrzuć świadcząc choćby jedną z osobna usługę. Jasne że przechowywanie dokumentów odbywa się w wielkich firmach i wcale dodatkowo nie zajmują się księgowością czy rachunkowością. To jest wyjątek ale aby utrzymać się trzeba mieć na prawdę renomowaną firmę która coś znaczy na polskim rynku.

Oczywiście do każdego z tych zajęć potrzebny jest inny specjalista. Im więcej usług tym więcej trzeba zatrudnić ludzi co zwiększa płace. Moim zdaniem lepiej jest się wybić dając ludziom wiele usług niż zatrudnić 2-3 osoby i proponować komuś archiwizacja dokumentów. Jesteśmy wtedy właściwie anonimowi i osiągnięcie sukcesu nie należy do najłatwiejszych. Pisałem już o tym wiele razy i na pewno każdy z Was wie o co mi chodzi. Interes to gra w której nie można dać się wyrzucić bo o powrót będzie bardzo ciężko.

Wojna

Nie żyłem w latach podczas których Polacy walczyli o nasza ojczyznę. Nie jestem weteranem wojny ale wiem że przechowywanie dokumentów w tym okresie było misją nie jednego naszego rodaka. Mam na myśli nasze dobra narodowe które podczas wojny mogły paść łupem radzieckich lub niemieckich żołnierzy. Nie można było do tego dopuścić dlatego archiwizacja dokumentów jak i książek czy obrazów musiała się odbywać.

Było wiele możliwości schowania tego co było najcenniejsze. Przede wszystkim domy ważnych osób do których niemieckie wojsko nie wchodziło od tak sobie bez powodu. Przetrzymywanie ludzi jak i dokumentów było w nich możliwe. Taka sytuacja pojawia się w filmie "Pianista" który tuła się po mieszkaniach lekarzy czy wojskowych odsyłany ciągle pod inny adres. Wszelka archiwizacja dokumentów pokazana jest też w filmie o Karolu Wojtyle jak młody Karol pomaga ratować dobytek miejscowej biblioteki. Takich przykładów można wymieniać w nieskończoność.

Najważniejsze było schowanie wszystkiego co mogło Niemcom poczucie wyższości nad naszym narodem mając wszystko co cenne w swoich rękach. Archiwizacja dokumentów nie była prosta. Nie udało się oczywiście wszystkiego wynieść i przechować przez tyle lat. To co jednak udało się służy nam do dziś i jest przykładem na przechowywanie dokumentów.

Uprawnienia

Przeważnie piszę na temat "archiwizacja dokumentów" z punktu widzenia człowieka który jest zainteresowany ta usługą ale nie bardzo wie na czym ona polega. Teraz chcę napisać o uprawnieniach jakie musi zdobyć firma chcąca świadczyć tego typu usługi.

Takim podstawowym dokumentem jest wpis do rejestru osób mających uprawnienia do wykonywania doradztwa oraz przechowywanie dokumentów który to dokument jest wydawany przez ministra finansów. Uzyskanie go nie polega na złożeniu wniosku do odpowiedniego organu lecz przede wszystkim posiadanie warunków do świadczenia usług doradczych.

Archiwizacja dokumentów to specyficzna usługa ponieważ w bardzo dużym stopniu jesteśmy odpowiedzialni za dokumenty obcych osób. Nie jest to tylko papier na którym jest nie wiadomo co napisane. Z telewizji można było usłyszeć jak jeden z największych polskich banków potraktować dokumenty klientów lub ludzi którzy ubiegali się o to aby być ich klientami. Setki dokumentów znalazło się w lesie gdzie znaleźli je przypadkowi ludzie. Takie przechowywanie dokumentów jest karygodne. Obcy ludzie w jednej chwili mogli mieć bardzo dokładne informacje na temat setek ludzi.

Jeśli do takich scen doszło by za pośrednictwem firmy archiwizacyjnej wydaje mi się że byłby to jej koniec na rynku.

Przechowywanie dokumentów szkolnych

Każdy z nas kiedyś chodził do szkoły. No może nie wszyscy i mam nadzieje że Ci co nie to nie czytają mojego bloga (o ile umieją):) Przechowywanie dokumentów to szeroki temat i można to już dość wyraźnie zauważyć. Szukam i szukam pomysłów na to aby znaleźć miejsca w których jeszcze archiwizacja dokumentów jest potrzebna. No i znalazłem! Jest to szkoła.

W placówkach edukacyjnych aż roi się od dokumentów które trzeba gdzieś przechować. Jedne trzeba trzymać długo a inne tylko rok czy dwa. Każdy z nas wie co to jest klasówka czy kartkówka. Nic przyjemnego ale nauczyciel przez cały rok musi gdzieś składować nasze wszystkie prace aby mieć namacalny dowód aby móc potwierdzić nasze oceny. Nikt nie wie czy po roku szkolnym te stosy papieru lądują w ognisku czy szkoła gdzieś je przechowuje. Nie mam pojęcia bo nigdy nie pracowałem w szkole ani nikt z moich znajomych nie robi w edukacji.

Innymi dokumentami o wiele poważniejszymi są wszelkie kopie i oryginały naszych dokumentów typu świadectwo ukończenia podstawówki gdy uczymy się w gimnazjum czy kopia matury gdy idziemy na studia. Takie właśnie pozostawiamy ślady po naszej edukacji. Archiwizacja dokumentów tego typu nie jest łatwa bo każdego roku do szkoły przychodzą nowi uczniowie trzymający w ręku świadectwa i podania o przyjęcie do szkoły. Wszystko to trzeba składować i trzymać. Tak w razie czego...

Obiekt chroniony

Prowadząc archiwum lub firmę która zajmuje się archiwizacją i szeregiem innych czynności które są ściśle związane z dokumentami trzeba liczyć się z tym aby zapewnić bezpieczeństwo w każdym momencie. Kiedyś pisałem że aby przechowywanie dokumentów było perfekcyjne musi być spełniana instrukcja archiwalna. To prawda ale co z ogólnym bezpieczeństwem np wejściem do budynku w którym przechowujemy dokumenty?

Podstawą jest całodobowa ochrona w budynku w którym jest archiwizacja dokumentów. Co można więcej wymyślić? Zamontowanie kamer w najbardziej newralgicznych miejscach może spowodować że bezpieczeństwo w naszym budynku będzie o wiele wyższe. Nazywa się to monitoringiem i wcale jego montaż i koszty nie są tak proste jak tu to opisuję.

Oczywiście jeszcze czujki ruchu w samym archiwum, alarmy itp. Wszystko to sprawia że archiwum jest całkowicie bezpieczne od osób postronnych. Właśnie takie zabezpieczenia powinny znajdować się w każdym miejscu archiwizacyjnym.

Niedoszły film

Chciałbym znaleźć jakiś fajny film przedstawiających ludzi pracujących w archiwum ale chyba w necie jest małe zainteresowanie tym tematem. Szkoda ponieważ chciałbym lekko urozmaicić swój blog. Trudno, muszę sobie jakoś poradzić bez filmu.

Przechowywanie dokumentów nie należy do najciekawszych czynności które można filmować. Pisałem już wiele razy o tym że nie jest to porywająca praca. Jednak jest to bardzo odpowiedzialna praca do której trzeba mieć cierpliwość oraz odpowiednie doświadczenie. Oczywiście co innego jest archiwizować arka i IPN a co innego przechowywać faktury jednej z firm handlowych. Jest to zasadnicza różnica o której musiałem wspomnieć.

Wciąż żałuję że nie znalazłem żadnego filmu. Może ktoś z czytelników mojego bloga jest w posiadaniu jakiegoś fajnego materiału pokazującego pracę w archiwum. Jakby tak się stało to jestem otwarty na kontakt. Doskonale wiem że archiwizacja dokumentów to nudny temat jeśli chodzi o kręcenie filmu ale podobno w necie jest wszystko a to jednak nieprawda. Może następnym razem poszukam jeszcze dokładniej żeby jednak jakiś film tu wrzucić. Pozdrawiam

Niszczarka do papieru

Prawdę mówiąc nie wiemy jak dokonuje się niszczenie papierów w firmach które wynajęliśmy do przechowywania dokumentów. Według wszelkich zasad jakie są przyjęte dokumenty powinny być zniszczone tak aby...nikt ich nie mógł w żaden sposób odtworzyć. Firmy zajmujące się niszczeniem są wyposażone miejmy nadzieję w dobre niszczarki które dokonają dzieła zniszczenia.

Zniszczone a dokładniej pocięte papiery nie mogą zostać wyrzucone do zwykłego śmietnika. Nie na tym polega archiwizacja dokumentów i całe to zamieszanie. Kiedyś korzystałem z tego typu usług. Może nie dokładnie z niszczenia dokumentów ale z archiwizacji. Teraz to już przeszłość dlatego też przestałem się interesować nowinkami w tej dziedzinie. Wiem jednak ze nawet zniszczone dokumenty muszą być dobrze składowane. Papiery firmowe jak faktury, umowy to jedno a co innego jeśli chodzi o akta sądowe które straciły swoją ważność, umowy z urzędu skarbowego...Tego wiecznie nie będziemy przechowywać ponieważ nie ma na to miejsca. Jest jakiś okres ważności tych dokumentów a następnie trafiają one do niszczarki.

Nie mam w biurze niszczarki do papieru ponieważ jakoś nie zdarza mi się wyrzucać ważnych dokumentów. Staram się nie mylić jak mam styczność z umowami czy fakturami. Wszystko do sobie układam i trzymam w razie potrzeby. Trzeba będzie kiedyś zrobić z tym porządek bo miejsca robi się coraz mniej a papieru na pewno nie będzie ubywać. Pewnie jak ludzie będą brać urlopy to będzie więcej czasu na porządki bo i pracy będzie mniej.

Archiwizacja w Policji

Dokumenty przechowuje się w każdym miejscu. Tzn każde miejsce(firma) jest dobra aby korzystała w archiwizowania dokumentów. Takim miejscem jest właśnie policja. Różnica polega na tym że przechowywanie dokumentów nie odbywa się w firmach do tego przystosowanych lecz w specjalnych, policyjnych archiwach.

Policja jak mało która działalność ma powody do tego aby przechowywać dane. Teraz robi się za pomocą komputera ale nie wszystko można zastąpić komputerem. Policja to miejsce gdzie codziennie wpływa mnóstwo dokumentów. Są to listy, skargi, zażalenia itp. Wszystko to ludzie muszą pisać na papierze, nie w komputerze. Archiwizacja dokumentów w takich sytuacjach to bardzo ważna sprawa. Każdy wniosek musi zostać rozpatrzony. W rzeczywistości jest całkiem inaczej ale mówiąc ogólnie taka właśnie jest procedura.

Policja robi co chce moim zdaniem. Trudno mi jest pisać coś na jej temat bo zawsze jak coś się działo policja nie dawała sobie rady. Mieliśmy kiedyś wraz z okolicznymi mieszkańcami taki spór między władzami miasta. Ludzie nie zgadzali się z działaniem zarządzających. Policja przyjechała i ukarała winnych czyli miejscowych ludzi. Skończyło się sprawą w sądzie którą oczywiście my wygraliśmy. Tak więc różnie to bywa ale nie zmienia to faktu że papiery z tym związane muszą być przechowane w archiwach policji.

Wszystkie czynności archiwalne

Temat przechowywania dokumentów jest tematem na który nie da się pisać w nieskończoność. Cały proces archiwizowania został omówiony i teraz pozostaje decyzja: czy ktoś chce skorzystać czy nie ma takiej potrzeby. Ja osobiście nie archiwizuje swoich papierów. Tzn przechowuję ale przez siebie bo płacenie profesjonalnej firmie nie jest mi na rękę. Prowadzę małą firmę a więc przechowywanie dokumentów nie jest potrzebne. Nie mamy wielu klientów(za to stałych i zaufanych) dlatego płacenie innej firmie jest po prostu wyrzuceniem kasy w błoto.

Znam firmy które nie dałyby rady funkcjonować bez uporządkowania papierów firmowych. No tak ale nie o tym chciałem pisać. Chciałem pokazać że jeśli oddamy dokumenty jakiejś firmie to jedynie pozostaje nam nimi dysponować poprzez tą firmę. Już wyjaśniam...Jeśli potrzebujemy zabrać z firmy dokumenty do archiwum to ludzie za to odpowiedzialny przyjeżdżają i zabierają co trzeba. Jeśli chcemy mieć szybki wgląd do dokumentów to taki otrzymujemy. Pełen profesjonalizm ale trzeba mieć kasę na tego typu usługi. Fajne to wszystko jest ale mojej firmy nie stać na to. A zresztą doskonale dajemy sobie radę sami:)

Dobre usługi

Decydując się na usługi które maja na celu przechowywanie dokumentów trzeba się kierować jedną najważniejszą zasadą. Trzeba wybrać dobrą i zaufaną firmę. Jeśli ktoś nie ma w tym temacie żadnego doświadczenia może popytać znajomych. Mając własnych interes z pewnością mamy też kolegów po fachu. Przecież ktoś z nich na pewno kiedyś miał styczność z tego typu usługami. Polecanie sobie dobrych usług to ważna sprawa. Sam nie raz prosiłem o poradę swoich znajomych i okazywało się że ktoś akurat zna dobrego specjalistę. Nie chodzi tu nawet o przechowywanie dokumentów lecz o bardziej przyziemne sprawy jak dobry hydraulik.

Nie lubię jak ktoś nie zna się na swojej robocie. Oczywiście rozumiem że ktoś się może uczyć, być niedoświadczonym ale jeśli przychodzi stary fachowiec który budzi zaufanie i nie potrafi naprawić zlewu to dla mnie jest to porażka. Spytałem się kolegów i następnego dnia miałem prawdziwego fachowce w chacie.

Cenię sobie dobre usługi bo mam wiele ważniejszych spraw na głowie niż denerwowanie się czyjąś bezradnością. Oczywiście jestem tolerancyjny i spokojny więc takiej osobie serdecznie dziękuję i przestaję o niej myśleć jak najszybciej. Z archiwizacją jest podobnie. Jeśli usługi będą kiepskiej jakości to jak najszybciej trzeba się wycofać i znaleźć inną firmę na jej miejsce.

Inne pojęcia archiwizacji

Archiwizacja dokumentów to nie tylko siedzenie w ciemnym pomieszczeniu wśród sterty papierów. Archiwizacja to nie tylko działanie na dokumentach ale całe środowisko z tym związane.Archiwiści w Polsce otrzymują wiele nagród które są im przyznawane za zasługi dla państwa. Wszystko to wiąże się ze środowiskiem o którym pisałem ostatnio czyli o Stowarzyszeniu Polskich Archiwistów.

Jeśli poruszam inne pojęcia archiwizacji to trzeba powiedzieć że w latach 90 istniał taki serial o tytule "Archiwista". Szczerze mówiąc nigdy nie spotkałem się w tv z tym programem więc nie bardzo mam możliwość opisania całej fabuły. Miałem tylko wymieniać więc to robię. Archiwiści w Polsce nie są tematem bardzo powszechnym. Wiemy że istnieją takie osoby ale czy jest sens o nich rozmawiać gdy są "ważniejsze" i ciekawsze tematy...? Teraz przechowywanie dokumentów to czysty interes, biznes na którym można zarobić kasę.

Może jakoś zainteresuję się tym serialem...Nie wiem czy jest dostępny w necie ale postaram się go znaleźć. Jestem ciekawy czy serial o takim tytule mógł cieszyć się zainteresowaniem.

Polscy archiwiści

W naszym kraju jest wiele osób które fascynują się archiwizacją. Może ich nazwiska wymieniać ale nie mam za bardzo na to czasu. Polscy archiwiści to nie ludzie który siedzą w archiwum i bawią się papierami...Mam bardziej na myśli archiwistów którzy mają jakiś udział w naszej historii. Archiwiści z okresu wojennego to wspaniali ludzie. Ponad pół roku temu umarł jeden z największych archiwistów w naszym kraju. Julian Baranowski to bardzo ważna postać. Może nie będę przytaczał jego życiorysu bo łatwo go znaleźć w necie i warto przeczytać. Jego archiwizacja dokumentów pomogła nam dowiedzieć się paru ważnych rzeczy z tego okresu. Przyczyniło się do tego też dobre przechowywanie dokumentów dzięki którym możemy teraz czerpać korzyści.

Istnieje coś takiego jak stowarzyszenie archiwistów polskich. Prawdę mówiąc dowiedziałem się o tym przypadkiem gdy czytałem o znanych archiwistach. Szczerze mówiąc zdumiało mnie to wszystko co o nich przeczytałem. Jest to bardzo dobrze poukładana organizacja zrzeszająca wielu ludzi. Nie wiem czy jest inne stowarzyszenie w naszym kraju mające tak uporządkowane szeregi.

Doradztwo w szkoleniu

Bardzo wiele słyszałem o szkoleniach personelu w firmach. Nawet w mojej takowe się szykuje bo trzeba wykorzystać pieniądze z Unii Europejskiej. Polska otrzymała ogromne fundusze na przeszkolenie personelu w wielu firmach więc trzeba to wykorzystać. Istnieją firmy które zajmują się szkoleniem personelu. W sumie nie ma praktycznie innej możliwości aby przeszkolić pracowników. Istnieją też firmy które doradzają innym firmom jakie szkolenie będzie najlepsze. Jest to usługa dość mało znana bo raczej firmy wiedzą w jakim kierunku szkolić pracowników.

Nie wiem ile taka usługa może kosztować ale wydaje mi się że doradztwo to ta dziedzina biznesu w której robi się mało za wiele pieniędzy. Tak samo jak archiwizacja dokumentów. W gruncie rzeczy nic nie trzeba robić a jednak pobiera się pieniądze. Bo co innego archiwizacja a co innego samo przechowywanie dokumentów które polega tylko na trzymaniu dokumentów za kasę. To jest idealny przykład robienia prawie niczego za pieniądze.

Wracając do szkoleń to jest to sprawa jasna. Zapisujemy się na szkolenie, szef ma z tego same korzyści a w dodatku nie ponosimy żadnych kosztów. Jak dla mnie coś wspaniałego. Problem jest w tym że szkolenia nie należą do najciekawszych rozrywek w życiu człowieka.

Podatki w Polsce

Znalazłem fajny filmik który pokazuje trochę obraz polskich podatków i urzędów skarbowych. Jest dość krótki i to jest w nim najgorsze. Podatki, kredyty i przechowywanie dokumentów często występuje razem w jednej firmie. Jest to udogodnienie dla osób które mają zamiar korzystać w tego wszystkiego naraz. Podatki w Polsce jak i wszystko z tym związane czyli doradztwo i cała ta rachunkowość to chyba zmora każdego polaka. Może ten film coś zmieni:)

Dodatkowe usługi

Firmy zajmujące się archiwizowaniem akt wymyślają inne dziedziny usług które można wykorzystać w danej firmie. Jest to działanie polegające na zwiększeniu ilości potencjalnych klientów. Każda firma ma swoje sposoby na ściągnięcie klientów. Jedne proponują cały serwis który polega na całkowitej archiwizacji a inne czepiają się w ogóle innych dziedzin.Prawdę mówiąc nigdy bym nie pomyślał aby firm której głównym działaniem jest archiwizacja dokumentów będzie udzielała kredyty. Może to jest jakiś sposób ale nie wiem. Nie mam pojęcia jak przechowywanie dokumentów można sobie skojarzyć z dawaniem kredytów. Trudno sobie wyobrazić aby ktoś dowiedział się że w firmie archiwizacyjnej można dostać kredyt. No chyba że jest to usługa dla klientów...Częściej spotykane jest doradztwo np finansowe czy podatkowe. Nie każdy musi się znać na takich sprawach a archiwizacja dokumentów jednak jakoś polega na papierach. Z tą usługą mogę wiązać większe szanse na przetrwanie. Czasem też prowadzone są jakieś szkolenia dotyczące samego archiwizowania albo rachunkowości. Jest to rzadkość ale nie można powiedzieć że tego nie ma. W sumie nie mam już więcej pomysłów na to jak można poszerzyć kompetencje firm archiwizacyjnych.

Święta

Właściwie już za 2 dni rozpoczynają nam się święta. Już czuć atmosferę rodzinnie spędzonego czasu i czas aby spokojnie zapomnieć o codziennych zmaganiach. Należy nie przejmować się jak przebiega przechowywanie dokumentów nasza i ogólnie pozostawić wszystkie zawodowe sprawy. Pogoda na święta ma być różna. W miejscu gdzie mieszkam Wielkanoc ma być ładna ale Wielka Sobota deszczowa. Z pewnością to nie przeszkodzi wszystkim w prawidłowym przeżywaniu świąt.

Jednak ja np tak mam że już czuje ten "ból" jak trzeba będzie po świętach zająć się codziennymi sprawami. Iść do pracy, robić zakupy, sprzątać. Trzeba będzie to jakoś przeżyć bo nie pierwszy raz mamy święta i nie pierwszy raz wracamy do rzeczywistości.

PIT

Czy nie jest to nasza zmora? Ja od samego początku od kiedy zacząłem pracować oddaje te wszystkie obliczenia znajomej która się na tym zna. Nie mam zamiaru bawić się w te wypełnianie różnych druczków bo jest to bez sensu. Dlaczego nie można zrobić jednego formularza dla każdego bez tych głupich tabelek itp. Dla mnie jest to bez sensu ale przecież biurokracji nie zmienimy. Ciekawe tylko czy przechowywanie dokumentów związanych z pitem jest za nasze pieniądze. Przecież są to setki ton papieru. Nie tylko że marnujemy drzewa z których powstaje papier to jeszcze musimy płacić za archiwizacja dokumentów i pewnie zniszczenie tych dokumentów jak już przestaną być potrzebne.

Nie wiem w sumie na jakiej to zasadzie działa ale wydaje mi się że na takiej którą przedstawiłem. I tak mam lepiej niż inni bo mam to już zrobione i muszę tylko pojechać do urzędu i złożyć. Czy przechowywanie dokumentów jest za moje pieniądze czy nie już mnie to nie obchodzi.I tak przecież są to jakieś grosze. Tylko najbardziej mnie boli to że tyle jest z tym wszystkim zamieszania i nerwów u ludzi.

Doradzanie w sprawach personelu

Zakładając firmę każdy szef zmagał się z problemem znalezienia odpowiednich ludzi którzy mogliby pracować dla niego. W czasach gdy bezrobocie w Polsce urosło do stopnia 12% znalezienie bezrobotnego którzy chce pracować nie jest trudne. To nie wszystko...Pracodawca chce aby pracownik znał się na robocie a często jest odwrotnie.

Można się zgłaszać do agencji pracy czy urzędu pracy bo tam jest najwięcej ludzi którzy nadają się do zatrudnienia. Są też instytucje które trudnią się w wyłapywaniu dobrych pracowników a potem w ich szkoleniu. Nie jest to typowa agencja pracy bo ci ludzie bardziej skupiają się na szkoleniu osób już zatrudnionych. Czyli mamy typowe szkolenia których żadna osoba nie lubi. Ja osobiście nie znoszę...

Może być to szkolenie odnoszące się do przechowywanie dokumentów lub zwykłego szkolenia bhp. Szkoleń jest na prawdę sporo a jak dana firma znajdzie dofinansowanie unijne to klapa...W sumie nie mam nic przeciwko podwyższaniu kompetencji ale czy te szkolenia muszą być takie nudne?Przecież archiwizacja dokumentów nie jest fascynującym tematem. Jednak ludzie i takie czynności muszą robić aby prowadzić firmę. Czasem archiwizacja dokumentów jest jedynym źródłem dochodu takiej firmy więc wszystko jest jasne...

Ochrona danych osobowych

Jest takie coś jak ochrona danych osobowych. Nie każda osoba ma dostęp do naszych danych prywatnych jak nazwisko, adres ,numer telefonu. Teraz takie dane są przechowywane w komputerach ale kiedyś to były normalne papiery. Zastanawiam się jak ważna była archiwizacja dokumentów w tamtych czasach. Dziś nie odczuwam tego że mam jakieś praca. Czasem dzwonią do mnie na domowy i reklamują mi coś. Znają mój telefon, adres pewnie też. Ja nie wiem co się w tym kraju dzieje. Już wolałem to przechowywanie dokumentów ,przynajmniej ktoś by tego pilnował. Teraz to jest taka samowolka że głowa mała.

Kiedyś archiwizacja dokumentów to był rygor, to było przestrzegania zasad. Nie było tak w każdym przypadku ale weźmy sobie taki IPN. To jest instytucja w która jest wzorem dla archiwizacja dokumentów. Tam nikt nie ma prawa zajrzeć do Twojej teczki, tylko Ty. Można pomyśleć że jest to głupi przykład bo jednak ipn nie kojarzy się pozytywnie,ale przynajmniej przechowywanie dokumentów ma tam jakieś standardy. Reszta to kompletna klapa...

Doradzanie w sprawach personelu

Zakładając firmę każdy szef zmagał się z problemem znalezienia odpowiednich ludzi którzy mogliby pracować dla niego. W czasach gdy bezrobocie w Polsce urosło do stopnia 12% znalezienie bezrobotnego którzy chce pracować nie jest trudne. To nie wszystko...Pracodawca chce aby pracownik znał się na robocie a często jest odwrotnie.

Można się zgłaszać do agencji pracy czy urzędu pracy bo tam jest najwięcej ludzi którzy nadają się do zatrudnienia. Są też instytucje które trudnią się w wyłapywaniu dobrych pracowników a potem w ich szkoleniu. Nie jest to typowa agencja pracy bo ci ludzie bardziej skupiają się na szkoleniu osób już zatrudnionych. Czyli mamy typowe szkolenia których żadna osoba nie lubi. Ja osobiście nie znoszę...

Może być to szkolenie odnoszące się do przechowywanie dokumentów lub zwykłego szkolenia bhp. Szkoleń jest na prawdę sporo a jak dana firma znajdzie dofinansowanie unijne to klapa...W sumie nie mam nic przeciwko podwyższaniu kompetencji ale czy te szkolenia muszą być takie nudne?Przecież archiwizacja dokumentów nie jest fascynującym tematem. Jednak ludzie i takie czynności muszą robić aby prowadzić firmę. Czasem archiwizacja dokumentów jest jedynym źródłem dochodu takiej firmy więc wszystko jest jasne...

Podatki

Wypełnienie papierów rozliczeniowych mojej działalności przysparza mi zawsze wiele problemów. Czasem jak czegoś nie wiem to szukam odpowiedzi w necie. Są tam ciekawe filmy lub fora gdzie poruszane są tematy które mnie akurat interesują. Inna możliwością, dość droższą jest skorzystanie z usług form które zajmują się podatkami. Czy jest to dobre rozwiązanie to nie mogę powiedzieć bo nigdy nie korzystałem. Wiem tylko że firma która świadczy mi usługi z archiwizacja dokumentów też zajmuje się podatkami, także jest tam doradztwo które chyba jest najkorzystniejsze dla mnie finansowo.

Lepiej nie będę o nic ich prosił bo wiem jakie mają stawki. Takie wypełnienie papierów kosztowałoby majątek a ja sam mogę sobie posiedzieć i się pogłowić. Przynajmniej się czego nauczę na przyszłość. W sumie ciekawe ile czasu by im to zajęło. Nie zajmują się przecież tylko i wyłącznie sprawami podatkowymi ale i przechowywanie dokumentów oraz archiwizacja dokumentów to ich główne zadanie. Prawdę mówiąc nic nie trzeba robić z papierami które składują więc mogą sobie działać na innych frontach.

Może przy następnym razie zamieszczę jakiś film mówiący trochę o podatkach i jak sobie z nimi radzić. Teraz muszę uciekać....

Przechowywanie dokumentów czyli składnica akt

Składnica akt to miejsce gdzie odbywa się przechowywanie dokumentów. Miejsce to musi mieć wymagane warunki aby papier który jest tam składowany nie uległ szybkiemu zniszczeniu. Warunki w jakich akta muszą być przechowywane już kilkakrotnie omawiałem i nie ma potrzeby do tego wracać jak na dzień dzisiejszy. W ramach małego powtórzenia można przypomnieć że najważniejsza jest temperatura oraz wilgotność powietrza. Tylko w takich warunkach archiwizacja dokumentów może przebiegać bezproblemowo.

To o czym jeszcze nie mówiłem to teczki w jakich odbywa się przechowywanie dokumentów. Są to specjalne teczki w których odbywa się archiwizacja dokumentów. Z zewnątrz nie przypomina to nic nadzwyczajnego ale jednak nie jest to zwykła teczka. Wszystkie sa odporne na takie wypadki jak zalanie czy upadek z półki. Jest to zachowanie niedopuszczalne ale wszystko się może zdarzyć. Zwykła teczka zapewne w takiej sytuacji może ulec małemu zniszczeniu na co nie można sobie pozwolić w archiwum.

Przechowywanie dokumentów to usługa dla małych, średnich i dużych firm lub przedsiębiorstw. Zapewne prywatna osoba nie ma potrzeby zamawiać tego typu usługi bo naraża się w ten sposób na spoty koszt. Zaufane zaś firmy które od wielu lat korzystają z przechowywanie dokumentów mają rabaty czy tego typu zniżki.

Wszystkie usługi

Może takie małe podsumowanie tego co takie firmy mogą nam zaoferować. Mowa tu o przedsiębiorstwach które świadczą usługi związane z przechowywanie dokumentów i całym cyklem ich zarządzania. Może przedstawię to w kolejności takiej jak po sobie występują.

Jako pierwsze to telefon do firmy aby zamówić usługę związaną z dokumentami. Odpowiedni ludzie przyjeżdżają w odpowiednie miejsce i zabierają wszystko to co było ustalone telefonicznie. W następnej kolejności archiwizowanie dokumentacji odbywa się w bardzo dobrze przystosowanych pomieszczeniach. Opisywałem już je więc nie ma co do tego wracać. No i tu dla wielu firm kończy się zakres usług. Chodzi tu o firmy zajmujące się papierami tak jak i zamawiający przechowywanie dokumentów.

Dokumenty mogą być składowane w tych miejscach i być dostępne w każdej chwili dla upoważnionych osób. Innymi usługami wykraczającymi poza tym standardowym działaniem jest niszczenie dokumentacji jeżeli zajdzie taka potrzeba. Ten proces również ma swoje zasady którzy nie można złamać. Inną usługa może być robienie czegoś przy tych papierach. Nie musi być to samo archiwizacja dokumentów lecz i jakieś drobne prace nad tymi dokumentami.

Firmy zajmujące się składowaniem dokumentów czerpią również zyski z udzielania kredytów, pomocy rachunkowej czy doradztwa podatkowego. Najczęściej jest to bardzo prężnie działająca firma mająca bardzo szerokie kompetencje, można takiej ufać .

Dobra firma na przechowywanie dokumentów

Jak można wywnioskować z poprzednich postów to takiego rodzaju firma nie trudni się tylko przechowywanie dokumentów ale i pożyczkami, doradztwem czy nawet niszczeniem naszych akt. Wykonywanie czegoś na co jest położony pewien rygor to nie jest prosta sprawa. Wyposażenie miejsca do składowania akt to po pierwsze. Sposób niszczenia papierów to po drugie. Prawidłowe warunki w których papier będzie bezpieczny to po trzecie. Można taki wymienić jeszcze kilka podpunktów ale to bez sensu.

Wiele ludzi pracuje i wie co ma zrobić i to robi. Można powiedzieć że pracują na luzie. Tu ludzie od archiwizacja dokumentów muszą dokładnie wiedzieć co mają robić aby nikt się do nich nie przyczepił o niedopełnienie obowiązków.

Jeżeli dokumenty zostaną zniszczone w nieodpowiedni sposób i stanie się w związku z tym coś złego jest to ogromna odpowiedzialność. Papierów firm które zamawiają przechowywanie dokumentów a potem ewentualne ich zniszczenie nie można normalnie podrzeć i wyrzucić do ulicznego kosza. Nie, tak to nie działa. Jest cały proces niszczenia dokumentów i nie można od niego odstąpić choć na moment.

Pożyczki

Firmy zajmujące się świadczeniem usług polegających na przechowywanie dokumentów nie trudnią się tylko w tym. Nie wiem czy dałoby się utrzymać firmę tylko z archiwizacja dokumentów lub z niszczenia dokumentów więc aby nie przekonywać się o tym wymyślili sobie inne źródła dochodów. Takiego typu firmy są w stanie udzielać kredytów małym i średnim firmom.

Nie trzeba mówić że zyski czerpią z odsetek i to nie małych odsetek więc dlaczego nie trzymać się tego sposobu zarobku. Przechowywanie dokumentów owszem to jest ciężka praca i wymaga jeżdżenia do klienta do archiwum i tak w kółko, ale nie ma ogromnej liczby firm które korzystają z takich usług. Udzielanie pożyczek nie wymaga nawet ruszania się z miejsca, nie wymaga wykwalifikowanej kadry pracowników lecz tylko gotówki.

Co by nie powiedzieć ludzi tam odwalają kawał dobrej roboty bo dostosowanie samego archiwum do wymogów jakie są ustalone odgórnie w kwestii klimatu w pomieszczeniu jest bardzo trudne. Wszystkie informacje są poniżej więc nie będę się powtarzał. Wciąż jednak archiwizacja dokumentów nie jest bardzo popularna w naszym kraju.

Doradztwo

Firmy zajmujące się archiwizacja dokumentów i przechowywanie dokumentów najczęściej nie trudnią się tylko w tych dwóch czynnościach. Są to całe biura rachunkowości i doradztwa podatkowego. Nie mam pojęcia dlaczego tak się dzieje,może dlatego że nie byłoby dużego zysku z samego przechowywanie dokumentów. Nie wiem,może tak jest ale fakt faktem jest wiele firm zajmujących się naszymi papierami i świadczącymi usługi doradcze.Jakie to jest doradztwo? Przeważnie jest to pomoc związana z rachunkowością oraz podatkami. A jakie firmy korzystają z takich usług? Na pewno te co są dobrze rozwinięte nie mogą sobie pozwolić na błędy w rachunkach. Klientami są np. firmy budowlane, handlowe, handlowo - usługowe.

Często jest też to archiwizacja dokumentów i pomoc przy rachunkowości dla klientów zagranicznych. Nie mając dobrego rynku zbytu w Polsce takie firmy wypuszczają swoje usługi na terytorium innych państw w poszukiwaniu potencjalnych chętnych. Taka ekspansja zagraniczna jest dość korzystnym posunięciem,ale wymaga zatrudnienia specjalistycznej firmy która pomoże nam ten sukces osiągnąć.

Niszczenie dokumentów

Jeżeli firma otrzyma dokumenty na przechowanie, będzie je przechowywała jakiś czas to przyjdzie kiedyś czas że poproszą ich o zniszczenia dokumentacji bo przestanie być ważna lub po prostu będzie niepotrzebna. Niszczenie dokumentów nie musi się wiązać z przechowywanie dokumentów. Dana firma może zamówić niszczenia tak z miejsca,na telefon. Wtedy przyjeżdżają odpowiednie osoby i zabierają dokumenty z firmy. Jest cały szereg przepisów które trzeba spełniać aby poprawnie i z godnie z prawem zniszczyć dany dokument.

Czyli są dwa wyjścia, albo wcześniejsza archiwizacja dokumentów i niszczenie albo zlecania samego zniszczenia. A o to te punkty które przedstawia takie typowe niszczenie: zabieranie dokumentów od właściciela, wystawienie kwitka że dokumenty zostały przekazane, transport dokumentów w miejsce przystosowane do niszczenia, niszczenie dokumentów według przyjętych odgórnie zasad i na sam koniec wystawienie papierka o dokonaniu zniszczenia dokumentacji.

Na tym to wszystko polega, nie jest skomplikowane o ile działamy wedle ustalonych zasad bezpieczeństwa i tajności. Zresztą przechowywanie dokumentów i ich niszczenie to tajna akcja:)

Temperatura w archiwum

Przechowywanie dokumentów powinno się odbywać w odpowiednich pomieszczeniach. Przede wszystkim powinno być to miejsce zaciemnione i wyposażone w regały ,najlepiej suwane. Są normy jakie muszą te regały spełniać ale mniejsza o to. Jedną z najważniejszych cech takiego pomieszczenia to temperatura.Ta jest ściśle określona przez wysokie organy władzy i należy ich przestrzegać. Zakres temp wynosi o 14 do 18 stopni Celsjusza.

Kolejnym elementem jest wilgotność powietrza. Ta musi być na poziomie ok 50 procent do 65 aby przechowywanie dokumentów odbywało się zgodnie z procedurami. I pozostają takie szczegóły jak drzwi pancerne,kraty w oknach i wszelkiego rodzaju zabezpieczenia przez osobami niepożądanymi.
Jak widać nie jest to zwykłe położenie dokumentu na półkę i pomyślenie że niech sobie leży aż po niego przyjdą...Nie...Jest to bardzo ciężka praca wymagająca skupienia a przede wszystkim dobrego wykształcenia.

Archiwista

Archiwista to taka osoba która archiwizuje dokumenty. Jego zawód ściśle wiąże si ę z działaniami mającymi na celu przechowywanie dokumentów. Jednym słowem jest to osoba która wie co zrobić z naszymi dokumentami żeby były bezpieczne i żeby był do nich w każdej chwili łatwy dostęp. Specyfikacja pracy archiwisty to:

-Porządkowanie akt lub dokumentów
-Przechowywanie ich
-Kontrolowanie temperatury oraz wysokości wilgotności w pomieszczeniu gdzie są dokumenty
-Tworzenie baz danych
-Udostępnienie dokumentów odpowiednio upoważnionym osobom.


Zawód te wiąże się ze skończeniem wyższych studiów o specjalności archiwistyka. Nie są to proste studia a przede wszystkim nietypowe i niespotykane.

Odgrzybianie dokumentacji

Tak,tak,jest coś takiego. Gdy nie dbamy zbytnio o swoje dokumenty to tak się dzieje. Grzyb nachodzi nam na papier i uratuje nas tylko zabieg odgrzybiania przed zniszczeniem dokumentów.

Zabieg ten polega na usuwaniu pleśni która wdarła się do naszych akt i do doprowadzeniu papierów do używalności. Są już firmy które się tym zajmują. Odbierają od nas dokumenty,transportują do siebie,tak odgrzybiają i przywożą z powrotem. Fajna robota taka jak cała archiwizacja dokumentów;)

Dokumenty

Dokumenty i wszelkiego rodzaju papiery są bardzo ważne w każdej firmie. Oprócz danych zawartych w komputerze są jedyną gwarancją np zakupu jakiegoś sprzętu lub potwierdzeniem wpłaty czyli fakturą. Są takie czasy że wszystko powinno się wysyłać elektronicznie beż używania papieru. Byłoby to bardzo dobre rozwiązanie z tego względu że ocalałoby bardzo dużo lasów. Jednak wiąz utrzymuje się przekonanie że lepiej mieć wszystko czarno na białym i w razie czego dokument można pokazać.

Do tego typu rzeczy powstały firmy zajmujące się przechowywaniem dokumentów. Ich profesjonalne podejście d sprawy ułatwia nam posługiwanie się papierami. Wszystko uporządkują, poukładają i zrobią. Archiwizacja dokumentówwłaśnie na tym polega,aby szybko i sprawnie każdy z klientów miał dostęp do swoich dokumentów.

Formaty papieru

Czy ktoś z firmy wybierając taką usługę jak archiwizacja dokumentów zastanawiał się jakiego formatu oddaje papiery?Ogólnie rzecz biorąc wszystkie dokumenty sa na A4 ale czy ktoś zna jego wymiary w mm?A no nie,bo to nikogo nie interesuje.Podaje formaty:

A4 - 210×297 mm
A3 - 297×420 mm
A2 - 420×594 mm
A1 - 594×841 mm
A0 - 841×1189 mm

Przechowywanie dokumentów - w jaki sposób?

Przechowywanie dokumentów powinno się odbywać w kartach,można powiedzieć ze w teczkach papierowych. Jednak nie jest to najważniejsza sprawa. Odpowiednio dobrane pomieszczenia mogą się nadawać tylko do przechowywanie tak ważnych papierów. Do pomieszczeń nie może docierać światło dzienne.A to dlaczego? bo papier pod wpływem promieni słonecznych psuje się, nadruk staje się wyblakły.

Ogólnie papier w takich warunkach z każdym dniem traci swoje właściwości i skraca się jego żywotność. Można to porównać z przechowywanie dokumentów w takich urzędach jak IPN. Mają tam takie szafy przesuwane na szynach,wszystkie papiery mają ograniczony dostęp do światła.

Produkcja papieru

W celu usunięcia wszystkich zanieczyszczeń i brudów, pulpę filtruje się i płucze. Jeżeli produktem który chcemy uzyskać ma być biały papier, poddaje się ją także procesowi wybielania. Nadaje się jej następnie formę arkuszy, które następnie suszy się, nawija na bele i dostarcza do papierni. Tam warnik rozdrabnia je i miesza z wodą. Jeżeli proces ten jest ciągły i jest wykonany poprawnie, to nie wymaga on pośredniej fazy suszenia.

Papier, który będzie służył do pisania podlega impregnacji, przeważnie za pomocą różnego rodzaju żywic. Ma to zapobiegać „rozlewaniu się" atramentu na stronie i w efekcie nieczytelności pisma.

Barwienie papieru odbywa się przy użyciu różnych barwników lub pigmentów, np. sproszkowana glina.

Następnie papier gotowy jest do użycia a przechowywanie dokumentów zrobionych z tego materiału nie jest problemem bo albo my to zrobimy ale zrobią to za nas inni, doświadczeni.

Papier

Nie trzeba chyba mówić że dokumenty a więc po prostu papier jest wykonany z drzewa. Widząc jakie ilość papieru trafiają na pocztę,kurierów itp można zadać sobie pytanie... Ile drzewa trzeba do tego użyć. Z danych przeprowadzanych przez ekologów czy producentów wyrobów papierniczych wynika że z jednego statystycznej wielkości drzewa można zrobić ok 12.000 kartek.

Archiwizacja

Dokumentację firmy należy przechowywać zawsze. Najprościej rzecz biorąc do czasu przedawnienia zobowiązań podatkowych. Wtedy dopiero możemy pozbyć się i zniszczyć dokumentacje. Powstało duża ilość zajmujących się tego typu usługami ponieważ stał się to opłacalny interes. Zewnętrzne przechowywanie i obsługa dokumentacji jest rozwiązaniem tańszym, wygodniejszym oraz bardziej efektywnym od tradycyjnych rozwiązań.